Przechowywanie dokumentów księgowych jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy, bez względu na to, komu zlecił on prowadzenie rachunkowości. Warto mieć na uwadze, że przepisy prawa jasno określają, jak długo i w jaki sposób powinno mieć miejsce przechowywanie dokumentów tego rodzaju. O czym musi wiedzieć każdy przedsiębiorca, a także księgowy?
Przechowywanie dokumentów księgowych – terminy
Co do zasady, przechowywanie dokumentów o charakterze księgowym powinno trwać 5 lat. Należy liczyć je od końca roku kalendarzowego, którego dotyczyła dokumentacja. W praktyce oznacza to, że dokumenty z 2017 roku będzie można zutylizować dopiero po 31 grudnia 2023 roku. Przechowywanie dokumentów firmowych, które często prowadzą działy księgowości, wygląda nieco inaczej w przypadku:
- dowodów potwierdzających sprzedaż detaliczną – należy przechowywać je do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za konkretny rok,
- kart wynagrodzeń pracowników – przechowuje się je 10 lat (jeśli stosunek pracy zawarto przed 1 stycznia 2019) bądź przez 50 lat (jeśli stosunek pracy zawarto po 1 stycznia 2019),
- dokumentów przekazanych do ZUS – jeśli miało to miejsce przed 1 stycznia 2012, należy przechowywać je przez 10 lat.
Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej
Przechowywanie akt czy dokumentacji księgowej w formie elektronicznej wygląda nieco inaczej od strony technicznej, jednak przedsiębiorcy muszą tutaj przestrzegać dokładnie takich samych terminów, jak w przypadku dokumentacji papierowej. Przechowywanie dokumentów firmowych wymaga przestrzegania ścisłych zasad, dotyczących między innymi umieszczenia ich na odpowiednich nośnikach oraz zapewnieniu możliwości odtworzenia w dowolnym momencie. Warto mieć na uwadze, że obecnie większość dokumentów księgowych ma formę elektroniczną, dlatego przechowywanie dokumentów nie jest już prowadzone w tradycyjnej formie.
Kto może przechowywać dokumentację księgową?
Nie jest prawdą, jakoby przechowywanie dokumentów musiało mieć miejsce w siedzibie firmy. Jest to tylko jedna z możliwości, lecz coraz więcej osób decyduje się na usługi przechowywanie dokumentów, świadczone przez firmy outsourcingowe. W ten sposób możliwe jest przechowywanie dokumentacji medycznej, księgowej czy innego typu papierów firmowych. Przechowywanie dokumentów w siedzibie firmy zewnętrznej jest optymalnym rozwiązaniem, gdyż pozwala zaoszczędzić sporo czasu i miejsca, a jednocześnie wywiązać się ze wszystkich obowiązków, jakie nakłada na przedsiębiorców ustawodawca. Mają oni dostęp do swoich dokumentów, zatem bez problemu można przedstawić je na przykład w razie kontroli skarbowej.
Źródło: Destroy & Recycling
No Responses Yet