Przechowywanie dokumentów w archiwum zewnętrznym – zalety

Przepisy dotyczące przechowywania dokumentów nakładają na przedsiębiorców wiele obowiązków. Samodzielna troska o spójne magazynowanie pism, faktur i umów może być w wielu przypadkach niezwykle czasochłonnym zajęciem. Dochodzą do tego wymogi przestrzenia przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, a także udostępniania dokumentacji w razie kontroli urzędowej. Przechowywanie dokumentów w archiwum zewnętrznym to usługa, która pozwala odciążyć zobowiązania właściciela firmy w tym zakresie.

Dlaczego warto powierzyć archiwizację zewnętrznej firmie?

Magazynowanie dokumentacji w zewnętrznym archiwum ma wiele atrakcyjnych zalet. To działanie, które pozwala zwiększyć bezpieczeństwo poszczególnych pism, katalogów i umów papierowych. Dokumenty są przechowywane w bezpiecznym miejscu, chronione przed utratą, uszkodzeniem lub kradzieżą. Dodatkowo pozwala to na uniknięcie ewentualnych kar, które mogłyby zostać nałożone przez uprawnionych do tego kontrolerów.

Zabezpieczenie na wypadek kontroli – wszystkie dokumenty w jednym miejscu

Dokumenty są łatwo dostępne dla osób uprawnionych, co zaś redukuje ryzyko przeprowadzania jeszcze bardziej wnikliwych działań kontrolnych. Przechowywanie dokumentów w archiwum ma także zaletę skalowalności. Oznacza to, że tego typu placówki zewnętrzne mogą przechowywać rosnącą ilość dokumentów bez konieczności inwestowania w dodatkowe miejsce. Przechowywanie dokumentów w archiwum zewnętrznym może usprawnić i uprościć procesy archiwizacji i udostępniania pism.

Kwestie prawne a przechowywanie dokumentów w archiwum zewnętrznym

Usługi przechowywania dokumentów przeznaczone są dla podmiotów, które chcą zadbać o ochronę danych oraz prawidłowe ich magazynowanie. W związku z obowiązującymi przepisami RODO, część przedsiębiorców nieprawidłowo przechowujących dokumenty może narażać się na konflikty prawne. W przypadku archiwizacyjnego outsourcingu wszystkie akta przechowywane są zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami prawnymi. Jednym z podmiotów realizujących takie działania jest firma Proarchiv.