Przygotowywanie dokumentów w formie papierowej to codzienność firm działających w naszym kraju. Powoli przestawiamy się na obrót elektroniczny, coraz więcej spraw także urzędowych możemy załatwiać przez Internet, ale nie zmienia to faktu, że nadal dokumenty w formie papierowej są gromadzone, powstają w dużych ilościach i dlatego bardzo ważną kwestią będzie to jak realizuje się archiwizowanie dokumentów. To zagadnienie, którym powinna zainteresować się każda firma zwracając uwagę między innymi na to jak powinna być wykonywana archiwizacja dokumentów oraz jakie są terminy ich przechowywania.
Dokumenty o różnym charakterze – prawidłowe przechowywanie
Trzeba liczyć się z tym, że archiwizacja akt będzie realizowana w określony sposób, przy czym trzeba mieć na uwadze również to jakie wymogi prawa są z tym związane. Istnieją bowiem określone przepisy, które odnoszą się między innymi do tego w jaki sposób powinno się dokumenty z danymi osobowymi przechowywać, oraz jak powinno wyglądać archiwizowanie dokumentów jeśli chodzi o termin ich przechowywania. Takie kwestie faktycznie trzeba mieć na uwadze i zapoznać się z ogólnymi zasadami.
Jak długo trzeba przechowywać dokumenty?
Dokumenty w firmie mogą być zróżnicowanie w zależności od tego jaką działalność firma prowadzi. Dlatego również archiwizacja dokumentacji będzie także z tym związana i z charakteru dokumentów będzie wynikać to jak długo je trzeba przechowywać. Niezależnie od charakteru działalności każdą firmę dotyczyć będzie archiwizacja dokumentów księgowych. Takie dokumenty powstają w każdej firmie, dlatego trzeba będzie je przechowywać. Dla tych dokumentów prawo określa ich przechowywanie przez okres pięciu lat.
Jednak jeśli w grę wchodzą inne dokumenty to okres przechowywania będzie inny. I tak archiwizacja dokumentów pracowniczych realizowana jest przez 10 lat, zaś archiwizacja dokumentacji medycznej powinna być realizowana przez ośrodek świadczący pomoc medyczną przez okres 20 lat.
Jak powinno wyglądać archiwizowanie dokumentów?
Wiedząc już, że archiwizowanie dokumentów jest bardzo istotne trzeba być świadomym jak to realizować. Dlatego przy tych działaniach związanych z archiwizacją trzeba zadbać o takie kwestie jak:
- właściwe uporządkowanie dokumentów
- ułożenie ich chronologicznie
- przygotowanie miejsca do przechowywania
- zabezpieczenie dokumentów z danymi osobami przed niepowołanymi osobami
- zabezpieczenie przed wilgocią
Dbając o odpowiednią organizację można oczekiwać, że archiwizowanie dokumentów zostanie zrealizowane w odpowiedni sposób, dokumenty będą zabezpieczone i ich przechowywanie przez wiele lat nie będzie stanowiło problemu.
No Responses Yet