Porządek w miejscu pracy to podstawa każdej dobrej firmy. Mowa tutaj nie tylko o typowych dla BHP przepisach, lecz także o porządku w dokumentacji. Nie można dopuścić do tego, że dany dokument się zgubi. Takie zdarzenie może znacząco popsuć organizacje pracy, jak też narazić całe przedsiębiorstwo na poważne kary finansowe. Rozporządzenie o Ochronie danych osobowych z 2018 roku sprawiło, że należy przykładać dużo większą uwagę do tego, co dzieje się w papierach firmy. Z tego właśnie powodu na sam początek warto zastanowić się, dlaczego prawidłowa archiwizacja dokumentów jest taka ważna.
Archiwizacja dokumentów – jak firmy radzą sobie z tym na co dzień
Archiwizacja dokumentów w każdym przedsiębiorstwie może wyglądać inaczej. O ile w mniejszych firmach nie stanowi to aż tak dużego problemu, to w przypadku dużych korporacji przechowywanie akt może być już trudniejsze. Duże firmy współpracują z najróżniejszymi podmiotami i zatrudniają wielu pracowników. Generuje to bardzo duże ilości dokumentów, które po pewnym czasie mogą stać się trudne do magazynowania w siedzibie firmy. Z tego powodu wielu przedsiębiorców decyduje się na bezpieczną archiwizacje dokumentów w specjalistycznej firmie.
Usługi archiwizacyjne – jakie posiadają zalety
Archiwizacja dokumentów przez firmę zewnętrzną może pomóc nie tylko zaoszczędzić miejsce w firmie. Do największych zalet takiego rozwiązania należy:
- łatwy dostęp do każdego dokumentu,
- zwiększenie bezpieczeństwa akt firmowych,
- bezpieczny transport dokumentów do archiwum przy pomocy konwojów,
- stała ochrona akt przy pomocy najlepszych systemów ochrony.
Skorzystanie z firmy oferującej archiwizację sprawi również, że ewentualna przeprowadzka firmy będzie dużo prostsza. Warto też wspomnieć o ciekawym rozwiązaniu, jakim jest łatwy dostęp do utylizacji akt.
Utylizacja akt w archiwum
Przepisy RODO regulują to, ile dany dokument może być archiwizowany przez firmę. Niedostosowanie się do tych przepisów może nieść za sobą bardzo przykre konsekwencje finansowe dla firmy. Zależnie od dokumentu, czas archiwizacji może się różnić. Utylizacja akt również nie jest rzeczą oczywistą. Biurowe niszczarki nie dają 100% pewności na to, że dokument zostanie zniszczony w odpowiedni sposób.
Wiele firm, które oferują archiwizacje posiada również specjalne przemysłowe niszczarki. Sprzęt taki sprawia, że zniszczony dokument nie wpadnie w niepowołane ręce. Dodatkowo wszelkie odpadki powstałe w wyniku utylizacji są poddawane recyklingowi, co jest bardzo ekologiczne.
Na podstawie: https://www.destroy.pl/
No Responses Yet